Forretningsorden, Samsø Aftenskole

   1.Det konstituerende møde

      A. Bestyrelsen konstituerer sig med næstformand og sekretær ved et  

          møde umiddelbart efter generalforsamlingen dog senest inden

         14 dage.     
     
       B. Efter afsluttet konstituering behandles ”gennemgang af

          forretningsorden” som er fast punkt ved konstitueringsmøde.

          Eventuelle ændringsforslag behandles på førstkommende

          bestyrelsesmøde.

 
        C. Et andet punkt ved konstitueringsmødet er gennemgang og evt.

             justering af ”årshjulet” – en oversigt over årets faste

             tilbagevendende aktiviteter og opgaver med angivelse af    

             deadlines  mv.

 
         D. Nyvalgte bestyrelsesmedlemmer og suppleanter får udleveret

             vedtægter, forretningsorden og årshjul samt evt. andet relevant

             materiale, ligesom der aftales en introduktion til foreningens

             arbejde.

 

     2. Bestyrelsesmøder

          A. Bestyrelsen holder mødet når formanden, aftenskolelederen eller

             3 bestyrelsesmedlemmer ønsker det. Dog holdes der minimum 4

              møder om året.


           B. Suppleanter deltager i møder mv. på lige fod med medlemmer af

               bestyrelsen – dog uden stemmeret.
 

            C. Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter er forpligtede til at melde

                evt. afbud til møderne. Det sker til formanden senest 2 dage før

               mødet – ved sygdom meldes afbud snarest muligt.

 
              D. Ved et konkret, hastende spørgsmål kan man undtagelsesvis

                  afklare dette ved et ”mail- møde”, hvor formanden spørger

                  meget præcist om bestyrelsens holdning. Beslutning

                  medtages som et orienteringspunkt på det næstkommende

                  bestyrelsesmøde.

 
       3. Dagsorden og referat

                A. Formanden sørger for, at dagsorden er udsendt til bestyrelse,

                   suppleanter og skoleleder senest 5 dage før mødets afholdelse.

     
                B. Medlemmer, der ønsker et punkt på dagsordenen, sørger for

                    at sende dette samt eventuelt relevant bilagsmateriale til

                    formanden senest 6 dage før udsendelse.

 
                  C. Faste punkter på dagsorden er:

                       1. Valg af ordstyrer og referent

                       2. Godkendelse af dagsorden

                       3. Godkendelse og underskrift af referat
            
                       4. Orientering siden sidst

                       5. Gennemgang af økonomisk oversigt (skolelederen)

                       6. Tjek årshjul

                       7. Næste møde

                        8. Eventuelt

                         
            Ad 1 Valg af referent

            Aftenskolens bestyrelsen har valgt, at referatskrivning går på tur

            efter frivillig-princippet.   

             Referenten skriver et beslutningsreferat og sørger for en mundtlig

             gengivelse af indholdet inden mødets afslutning. Sekretæren søger

             for, at referatet underskrives, og at en ajourført mappe

             med papirversioner af tidligere referater er til stede ved

             bestyrelsens møder.
            

            Ad 2 Godkendelse af dagsorden

            Under dette punkt er det muligt at få tilføjet hastende punkter ved

            alm. flertal.

             
         4. Andet

             A. Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper til afklaring eller

                 forbehandling af sager – til  efterfølgende behandling/beslutning

                i bestyrelsen.

     
              B. Bestyrelsen kan vælge at holde møde ude eller privat hos en af

                  mødedeltagerne. I begge tilfælde betales efter regning.

     

              C. Medlemmer af bestyrelsen har mulighed for at deltage gratis i

                  et eller flere af Samsø Aftenskoles kurser og foredrag under

                  visse betingelser:

                   at kurserne for det første er oprettet med minimum det

                    krævede antal deltagere

                   at bestyrelsesmedlemmer ikke optager plads for andre

                   interesserede deltagere.

                   at bestyrelsesmedlemmet tilmelder sig på hjemmesiden.

                   at ordningen er uden omkostninger for Samsø Aftenskole.

                D. Til dækning af udgifter til printning af dagsordener mv.

                    telefon- og kørselsgodtgørelse til møder kan der årligt

                    udbetales 500 kr. til hvert bestyrelsesmedlem og suppleant.

                    Til formanden udbetales der 1000 kr.

     
                 E. Der betales rejseomkostninger og kursusgebyr, når et

                    bestyrelsesmedlem deltager i DOF kurser eller andre

                    relevante kurser. Omkostningen skal på forhånd være

                    godkendt på et bestyrelsesmøde.

     

    Vedtaget 14.06.2017