Forretningsorden for Samsø Aftenskole

Forretningsorden

Foreningen DOF Samsø Aftenskole

1.Det konstituerende møde

1. Bestyrelsen konstituerer sig med næstformand og sekretær ved et møde umiddelbart efter generalforsamlingen dog senest inden 14 dage.

1. Efter afsluttet konstituering behandles ”gennemgang af forretningsorden” som er fast punkt ved konstitueringsmødet. Eventuelle ændringsforslag behandles på førstkommende bestyrelsesmøde.

1. Et andet punkt ved konstitueringsmødet er gennemgang og evt. justering af ”årshjulet” – en oversigt over årets faste tilbagevendende aktiviteter og opgaver med angivelse af deadlines mv.

1. Nyvalgte bestyrelsesmedlemmer og suppleanter får udleveret vedtægter, forretningsorden og årshjul samt evt. andet relevant materiale, ligesom der aftales en introduktion til foreningens arbejde.

2. Bestyrelsesmøder
3. Bestyrelsen holder mødet, når formanden, aftenskolelederen eller 3 bestyrelsesmedlemmer ønsker det. Dog holdes der minimum 5 møder om året.

1. Suppleanter deltager i møder mv. på lige fod med medlemmer af bestyrelsen – dog uden stemmeret.

1. Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter er forpligtede til at melde evt. afbud til møderne. Det sker til formanden senest 2 dage før mødet – ved sygdom meldes afbud snarest muligt.

1. Ved et konkret, hastende spørgsmål kan man undtagelsesvis afklare dette ved et ”mail-møde” eller onlinemøde, hvor formanden spørger meget præcist om bestyrelsens holdning. Beslutning medtages som et orienteringspunkt på det næstkommende bestyrelsesmøde.

3. Dagsorden og referat
4. Formanden sørger for, at dagsorden er udsendt til bestyrelse, suppleanter og skoleleder senest 5 dage før mødets afholdelse.

1. Bestyrelsesmedlemmer, der ønsker et punkt på dagsordenen, sørger for at sende dette samt eventuel relevant bilagsmateriale til formanden senest 6 dage før mødets afholdelse.

1. Faste punkter på dagsorden er:
   1. Valg af ordstyrer og referent
   2. Godkendelse af dagsorden
   3. Godkendelse og underskrift af referat
   4. Orientering siden sidst
   5. Orientering fra skoleleder
   6. Gennemgang af økonomisk oversigt
   7. Næste møde
   8. Eventuelt

Ad 1 Valg af referent

Aftenskolens bestyrelsen har valgt, at referatskrivning går på tur efter frivillig-princippet. Referenten skriver et beslutningsreferat og sørger for en mundtlig gengivelse af indholdet inden mødets afslutning. Sekretæren søger for, at referatet underskrives, og at en ajourført mappe med papirversioner af seneste års referater er til stede ved bestyrelsens møder.

Ad 2 Godkendelse af dagsorden

Under dette punkt er det muligt at få tilføjet hastende punkter ved alm. flertal.

4. Andet

1. Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper til afklaring eller forbehandling af sager eller få udstukket arbejdsområder – til efterfølgende behandling/beslutning i bestyrelsen.

1. Bestyrelsen kan vælge at holde møde ude eller privat hos en af mødedeltagerne i begge tilfælde betales efter regning.

1. Medlemmer af bestyrelsen har mulighed for at deltage gratis i et eller flere af Samsø Aftenskoles kurser og foredrag under visse betingelser.

• at kurserne for det første er oprettet med minimum det krævende antal deltagere
• at bestyrelsesmedlemmer ikke optager plads for andre interesserede deltagere. Bestyrelsesmedlemmet tilmelder sig via mail til skolelederen.
• at ordningen er uden omkostninger for Samsø Aftenskole.

1. Til dækning af udgifter til printning af dagsordener mv. kan der ydes skattefri godtgørelse til ulønnede bestyrelsesmedlemmer efter statens takster. Dette vurderes ved regnskabsårets afslutning og sættes på som beslutningspunkt på bestyrelsesmøde, når årets resultat foreligger.

1. Der betales rejseomkostninger og kursusgebyr, når et bestyrelsesmedlem deltager i DOF kurser eller andre relevante kurser. Omkostningen skal på forhånd være godkendt på et bestyrelsesmøde.

1. I henhold til lovgivningen bliver der indhentet børneattest på undervisere, når der på et kursus deltager børn under 15 år eller i tilfælde af, at børn ledsages af voksne på et kursus. Hvis børneattesten giver anledning til bemærkning, ophører ansættelsesforholdet omgående. Børneattest indhentes, vurderes og slettes efterfølgende af den ansvarshavende for ansættelsesforhold.

1. Aftenskolens leder har den daglige kontakt med pressen og de sociale medier i forbindelse med annoncering og pressemeddelelser af kurser og aktiviteter i Samsø Aftenskole.

Alle øvrige udtalelser på Samsø Aftenskoles vegne varetages af formanden. Hvis øvrige bestyrelsesmedlemmer kontaktes af pressen, henvises der til formanden. I tilfælde af formandens forfald er det næstformanden, der udtaler sig på vegne af Samsø Aftenskole.  

Vedtaget 28.04.2021                

Bestyrelsesmedlemmernes underskrift

________________________________                                     __________________________

Formand Hanne Stensvig                                                                  Næstformand:  Lone Hald

_______________________________                                       ___________________________

Kirsten Møller                                                                                        Majken Ladefoged

______________________________                                          ___________________________

Deltagerrepræsentant Ingeborg Raahede                                 Sekretær Tina Øster